Highway

60_innovation-idea-100706817-large (1).jpg
Forrás: ITB
A sikeres CIO időben kapcsol

Hét jel, hogy itt az idő befejezni az IT-projektet

Egy sikeres IT-vezető felismeri és időben leállítja a bukdácsoló IT-projektet. A megérzés és tapasztalat mellett vannak olyan nyilvánvaló jelek, melyek messziről jelzik, hogy itt az ideje máshova összpontosítani az erőforrásokat. Összeállításunkban ezeket a jeleket soroljuk fel.

Bombabiztosnak nézett ki az üzleti terv. A vezető kollégák is egyetértettek abban, hogy a befektetés minden szempontból megéri az árát. Az idő múlásával azonban kiderült, hogy mindenki nagyot tévedett. Minden jel arra mutat, hogy a projekt már rég nem felel meg az elvárásoknak, és a teljes csőd felé tart. Mitévők lehetünk ilyen helyzetben?

A sikeres informatikai vezető egyik ismérve, hogy pontosan tudja, mikor kell leállítani a bukdácsoló IT-projektet, még mielőtt az további időt, pénzt és energiát szívna el a vállalattól. Ez megérzést és tapasztalatot igényel, miközben figyelnünk kell azokra az árulkodó jelekre, melyek messziről ordítják, hogy az ígéretes IT-befektetés hamarosan a digitális temetőbe kerül. Összeállításunkban hét olyan indikátort sorolunk fel, melyek világosan jelzik, hogy el kell engednünk a kezdeményezést.

 

1. A projekt állandó felülvizsgálatot és átdolgozást igényel

A stratégiai IT-befektetésekkel együtt jár a kockázat is, de ez általában előre viszi az üzletet. Proaktív digitális lehetőségeket teremtenek a vállalatnak, igaz, eleinte csak elképzelés szintjén. A projekt hosszút távú sikerét segíti, ha a befektetést inkrementálisan finanszírozzuk: azután jöhet a következő szakasz finanszírozása, ha elértünk egy fontos mérföldkövet.

Ha a befektetés az előre meghatározott időn belül (legyen az hat hónap vagy egy év) nem vált át egy teljesen működő projektté, akkor itt az ideje átgondolni a kezdeményezés stratégiai célkitűzéseit, és esetleg máshova helyezni az erőforrásokat. Tudjuk, az elköteleződés megnehezíti a döntés: már sokat költöttünk a kezdeményezésre, sok energiát, munkaórát fordítottunk rá, szóval haladnunk kellene vele. Mielőtt lezárunk egy projektet érdemes megvizsgálni, hogy az addig elért részeredményeket nem tudjuk-e esetleg egy másik projektbe kimenteni, hasznosítani.

 

2. A projekt rossz feltevésen alapult

Kezdettől sikertelenségre ítélt a projekt, ha a vezetők rosszul mérték fel a befektetés értékét, költségét vagy következményeit. Néha menet közben döbbenhetünk rá, hogy a projekt elvárt haszna nem akkora, mint ahogy azt elképzeltük. Kiderülhet, hogy a működtetési költségek sokkal magasabbak, mint amennyivel eredetileg számoltunk. Az is előfordulhat, hogy a piac vagy az ügyfelek viselkedése változik meg hirtelen – ahogy ennek a járvány idején lehettünk tanúi. A rossz feltevések legtöbbször rossz irányba viszik el a projekteket.

A Covid okozta, előre nem látható változások miatt rengeteg vállalati stratégia és projekt ment a kukába. Mindenképp érdemes átvizsgálni az összes, járvány előtt indított projektet, hogy még mindig érvényesek-e a kezdeti alapfeltételek.

 

3. A projekt rég eltért az eredeti elképzeléstől

Óriási fekete pont, ha a befektetés az eredeti elképzeléstől eléggé távol került. Az IT-projekteket általában azért indítjuk, hogy támogassunk vagy megvalósítsunk bizonyos üzleti célokat. Meg kell vizsgálnunk, hogy a projekt remélt kimenetele még mindig az eredeti célokat szolgálja-e. Nemleges válasz esetén itt az idő újraértékelni. A projekt lezárását ne siessük el, átgondoltan és transzparensen döntsünk. De ha a döntés megszületett, ne késlekedjünk, hogy erőforrásainkat gyorsan másfelé tudjuk összpontosítani.

 

4. A projekt támogatottsága látványosan csökken

Jól mutatja közelgő csődöt, amikor a projekt támogatottsága az érintettek körében csökken. Az érdekelt felek már nem is tárgyalnak a projektről az értekezleteken vagy a különböző szakmai rendezvényeken. A csapat egyik kulcsfontosságú tagját hirtelen más projektre állítják át, a meglévő csapatot pedig arra kérik, hogy folytassák a munkát, noha erőforrásokat már nem szánnak rá. Ilyenkor nem érdemes halogatni a döntést, zárjuk le minél hamarabb a projektet.

 

5. A befektetés nem generál értelmes üzleti eredményeket

Az is előfordulhat, hogy a projektben minden az eredeti elképzelés szerint történik, minden technikai célkitűzést megvalósítottak, sőt túl is teljesítettek, de közben nem hoz időben, hatékonyságban vagy költségekben sem mérhető javulást. Az informatikai vezető legnagyobb döbbenetére csak későn, rengeteg pénz és vállalati erőforrás felhasználása után derül ki, hogy a befektetés nem térül meg.

Projektek alakulása (százalékban)

 

Globálisan

Európában

A célokat és üzleti elképzeléseket elérő projektek

69

68

Időben elvégzett projektek

53

48

A költségvetésen belül megvalósított projektek

59

55

Megbukott projektek

13

14

A költségvetési veszteség aránya, ha a projekt megbukik

37

40

Forrás: Pulse of the Profession 2020, pmi.org

Az ilyen jellegű projekt általában valaki dédelgetett befektetéseként indul. Az is előfordul, hogy a vezető bedőlt az új technológia körüli hírverésnek. Még rosszabb, ha az informatikai vezető a gyártó által diktált utat követi. Ezek a projektek tipikusan egyetlen területen sem viszik előre a vállalatot: nem növelik a bevételt vagy a piaci részesedést, ahogy nem csökkentik a költségeket sem.

Az informatikai vezető legyen könyörtelen, és ne a technológia szeretete miatt vásároljon technológiát. A legtöbb, 2020-ban elindított projekt például az ügyfélélmény javítására, a gyorsabb termékfejlesztésre, a megbízhatóság és biztonság erősítésére összpontosított. Ha az adott IT-befektetés egyik célterületet sem támogatja, akkor nyugodtan lezárhatjuk.

 

6. A felhasználók elpártolnak a megoldástól

Egy jó projekt értékelhető eredményt hoz a felhasználói számára. A sikertelenség jele, ha a valaha sokat ígérő projekt iránt kevés felhasználó érdeklődik, a háttérbe szorult, az emberek nyűgként élik meg. Ne csak azt vegyük figyelembe, hogy a szervezeten belül hányan használják, hanem nézzük a trendet: hosszabb távon csökkent vagy növekedett a felhasználók száma?

 

7. A befektetésre már nincs szükség

Az idő és ezzel párhuzamosan a technológiai fejlődés haladásával a valaha sikeres projekt egyszerűen csak viszi a pénz a cégből: már nem hozza az elvárt megtérülést, ahogy értéket sem generál az üzletnek. Időnként vizsgáljuk meg a projektet, hogy még mindig az eredeti célkitűzéseket szolgálja-e vagy sem, még mindig szükség van rá? Ha nem szolgálja az üzleti érdeket, akkor itt az idő elbúcsúzni tőle.