A vállalati folyamatok legfontosabb 20 százaléka annyira fontos a cégeknek, hogy szinte minden informatikai erőforrást elfogyasztanának csak ezek támogatására. Így aztán támogatás nélkül marad a fennmaradó 80 százalék. Pedig ennek nem így kellene lennie, s van is mód a helyzet kezelésére.
Arra már csak az idősebb főinformatikusok emlékeznek rendszergazda korukból, hogy a vállalati számítástechnika hőskorában 3–4 emberre jutott egy számítógép, amelyet, ugye, a titkárnő használt a főnökök intelligens diktafonjaként különböző fogalmazványok beírására.
Azóta nagyot fordult a világ, ma már a felhasználók informatikai érdeklődése, tudása sokkal nagyobb, mint régen, s a főnökök is mobiltelefonnal, táblagéppel rohangálnak.
Beépült az informatika
A végfelhasználók lassan hozzászoktak ahhoz, sőt természetessé vált számukra, hogy a magánéletükben saját maguk intézzék „it-beszerzéseiket”, végezzék a letöltéseket, a telepítéseket, sőt egyre többen képesek otthoni hálózat kialakítására is. Rendszeresen használják az internetet: online szolgáltatásokat vesznek igénybe, ha szükségük van rájuk, e-boltban vásárolnak, közösségi életet élnek. S mindez nem bonyolult dolog – még okostelefonon, tableten sem.
Ahhoz is hozzászokott a felhasználó, hogy ha valamilyen alkalmazásra van szüksége, ami például megkönnyíti vagy komfortosabbá teszi napi tevékenységét, akkor ezt az alkalmazást egy-két perc alatt meg tudja vásárolni, le tudja tölteni egy online alkalmazásüzletből – hívja fel a változásokra a figyelmet Rónai Balázs, a folyamatinformatikával foglalkozó Abesse Zrt. vezérigazgatója.
Megváltozott a vállalat szervezeti élete is, különösen a válság és negatív hatásai uralták a főnöki szobákban folyó tárgyalásokat. Ennek eredményeként a pénzügy „átvette a hatalmat” a cég felett, aminek egyik mellékhatásaként azonnal megvágták a költségvetést. Ekkor derült ki, hogy a dolgok működnek kevesebből is, így nincs szükség többletforrásra. A „fűnyíró elv” természetesen nem kímélte az informatikát sem. A cio rákényszerült arra, hogy alaposan átvizsgálja az összes üzemeltetési és keretszerződését, ami meg is tett a megfelelő mértékű költségcsökkentés kíséretében.
A pénzügyesek intézkedéseinek másik következménye az volt, hogy drasztikusan csökkentek vagy megszűntek a beruházások. A legjobb esetben is fontossági sorba kellett állítani az igényeket. Nyilván a sor elejére inkább az üzlethez közel álló projektek kerültek. Az it csak akkor kerülhet szóba, ha szorosan kapcsolódik egy fontos üzleti projekthez. Nem véletlen, hogy a Gartner azt prognosztizálja, hogy 2016-ig az it-üzemeltetési büdzsék további 5 százalékkal fognak csökkenni. Az elvett pénzt pedig átcsoportosítják innovációs, illetve közvetlen üzleti hatással bíró projektekre.
A kreatív végfelhasználó
Ilyen körülmények között az informatikára fogékonnyá vált felhasználónak nincs más hátra, mint kreatívvá kell válnia. Ugyanakkor nem csak pénz kérdése a dolog, beleszól a folyamatmenedzsment is. A vállalati folyamatok legfontosabb 20 százaléka annyira fontos, hogy minden erőforrást felemészt. A többi folyamat meg támogatás nélkül marad.
Ha a folyamatok, workflow-k automatizálása egyszerűbb lenne, akkor a maradék 80 százalék is könnyebben kaphatna támogatást. Akár a végfelhasználók is képesek lehetnének erre. Sőt a kritikus 20 százalék folyamatainak támogatása is egyszerűsödne, így itt is erőforrások szabadulnának fel.
Jó hír, hogy van megfelelő eszköz, amellyel a felhasználó létre tudja hozni saját folyamatait, a napi ügyek elintézését dinamikusan támogató alkalmazásait. Ha a cég korábban (mondjuk egy soa-projekt keretében) a háttérrendszereit szolgáltatásokon keresztül elérhetővé tette, akkor még több lehetősége nyílik a végfelhasználóknak. Ezeket a szolgáltatásokat ugyanis már elérhetővé lehet tenni a végfelhasználók számára is értelmezhető formában, tulajdonképpen a felhasználói felület elemeiként. Ez alapvetően változtathatja meg a céges alkalmazásokról alkotott fogalmainkat.
Például, amikor a háttér-erp-ben ott vannak a számlainformációk, s ha a felhasználónak amúgy van azokhoz hozzáférési joga, össze tud kattintgani magának egy olyan folyamatot, amely megmutatja a főbb számlainformációkat. Ez a hagyományosnál 4–8-szor gyorsabban fejleszthető, a háttérrendszerrel teljes mértékben integrált dinamikus alkalmazás pedig bekerülhet egy céges repositoryba, ahonnan bárhol elő lehet venni, ahol szükség van rá.
Paradigmaváltás
Azzal, hogy a magánéletében is kütyükkel járkáló, otthon házi rendszergazdaként funkcionáló vállalati felhasználó végül is a cégnél sem csinál egyebet, mint kedvenc alkalmazásokat próbál kreálni, egy csomó gondot levesz az informatika válláról. Megfelelő eszköz birtokában ugyanis ő maga fejleszti le a szükséges appot, s nem jár a rendszergazda, ne adj’ isten, a főinformatikus nyakára.
Van azonban másik oldala is az éremnek. Azzal ugyanis, hogy a cio-tól eltűnnek a szabadon használható források, eltűnik a hatalom is. Ennek visszaszerzéséért, megtartásáért meg kell küzdenie, újra ki kell érdemelnie a bizalmat. Egy darabig meglesz az a hatalma, hogy nemet tudjon mondani a dinamikus alkalmazások elterjedésére, de valószínűleg csak ideig-óráig.
Ennél már a végfelhasználók, üzleti döntéshozók maguk is jobban képesek megítélni azt, hogy valami lehetséges-e informatikailag. A cio jobban teszi tehát, ha élére áll annak, aminek úgysem lesz képes ellenállni. Olyan ez, mintha annak próbálna ellenállni, hogy a vezér az okostelefonját vagy a tabletjét a szervezetének ügyintézése közben is használja.
Nem szabad elfelejteni azt sem, hogy a felhő alapú informatika korszakának küszöbén állunk, és a legtöbb gyártónak megjelenik az ajánlata felhőszolgáltatásként is. Ebben a korszakban a céges it-től megrendelni valamit vagy megvenni szolgáltatásként a felhőből, valós döntési lehetőséggé fog válni. Ma még egy cio paradigmaváltással elkerülheti a fenyegető hatalomváltást, amikor az it-t érintő döntések tömege végérvényesen átkerül a felhasználói oldalra.
